物流ではペーパーレス化が必要！メリット・デメリットとは

こんにちは！西日本を中心に総合物流サービスを展開するキチナングループの三村です。

社会のデジタル化に伴い、ペーパーレス化を進める企業も増えています。
それは物流業界でも同じこと！
伝票などの帳票を多く使用する倉庫管理にとっても、ペーパーレス化は大きなメリットがありますよ。

今回のコラムのテーマは、物流の倉庫管理におけるペーパーレス化について。
物流業界でのペーパーレス化の必要性と現状、倉庫管理をペーパーレス化するメリットとデメリットなどを解説します。

物流業界が抱える課題とペーパーレス化の現状

物流業界は「慢性的な人手不足」という課題を抱えています。

近年は人口減少やドライバーの高齢化、時間外労働の上限規制（2024年問題）などから、人材不足に拍車がかかっています。
さらに、近年続くEC需要増による業務量の増加や作業内容の煩雑化に人手が追いついていない状態です。
そのため、従業員が長時間労働で疲弊し、さらに「物流業界は忙しい」というイメージから就職先として敬遠されてしまうという悪循環も。

 このような問題を解決するためには、IoT技術やシステムなどを活用した業務効率化が欠かせません。

そこで、業務効率化の方法の一つとして多くの企業で取り組んでいるのが、ペーパーレス化です。
ペーパーレス化とは、今まで紙の書類で管理・運用していた情報をデータ化して管理・運用することで、業務効率化を図るものです。

現在、国でも文書保存に関する法律を改正するなどして、ペーパーレス化を推進しています。
法改正により、今まで紙での保存が義務付けられていた領収書や契約書を、データで保存することが可能になりました。

入出庫管理や発送管理などで多くの帳票を使う物流の倉庫管理でもペーパーレス化が進んでいます。

紙で管理・保管していた帳票類を電子データ化することで、管理の手間を大きく削減できると期待されています。

物流でペーパーレスにするメリット・デメリット

物流の倉庫管理でペーパーレス化するメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。

メリット①業務を効率化する

ペーパーレス化は、書類を探したり従業員・拠点間を移動したりする時間や手間を減らし、業務を大きく効率化できます。

紙ではなくデータならファイル名や文書の内容を元に書類を検索でき、クラウド保存やファイル共有すればどの拠点からもアクセス可能に。
今まで紙の帳票で管理していた入出庫管理なども、データ化することでリアルタイムの在庫状況をどの拠点からでも確認できるようになります。

物流の倉庫管理で欠かせない出荷業務もペーパーレス化で効率アップ！
そのほかの効率アップの方法も解説していますのであわせてご覧ください。
出荷業務を効率化！起こりやすい問題や効率アップの方法をご紹介

メリット②紛失・消失リスクを減らす

紙の書類は、人為ミスによる紛失や破損、火災や浸水など災害による破損の可能性があります。
しかし、ペーパーレス化・データ化してバックアップをとっておけば、万が一紛失や破損をしても復元が可能に。
大事な書類の消失リスクを減らせます。

メリット③コストを削減する

ペーパーレス化は、紙代のほか印刷代、郵送費、書類の印刷や封入作業時の人件費などを削減します。
また、書類を保管・管理しなくて良いので、保管スペースや棚、ファイルなどのコストも減らせます。

キチナンロジスティクスではペーパーレス化の一つとして、毎月の請求書の郵送をPDFによるメール送付を進めております。
コストの削減に加え、お客様からは到着が早くなり助かりましたと、お礼の言葉を頂くこともありました。

デメリット①ITリテラシーが必要になる

適切にデータを管理するためには、セキュリティを含め一定のITリテラシーを身につける必要があります。
ITリテラシーが不十分だと、情報漏えいや操作ミスによるデータ削除などのトラブルにつながる可能性があります。

デメリット②操作に慣れる必要がある

今までの紙の運用をデータ運用に変えることになるので、スタッフには機器の設定や操作方法、運用に慣れてもらう必要があります。
これまでのやり方を変更することに対して抵抗を感じる方もいるかもしれません。
社内で勉強会などを開催し、理解を求める必要があるでしょう。

物流業界は業務効率化を目指してペーパーレス化が進んでいる

物流業界では人手不足や業務量増加の課題に直面しており、業務効率化の方法の一つとしてペーパーレス化が進んでいます。
紙の帳票類の使用が多かった倉庫管理でも、ペーパーレス化、データ化することで管理の手間を大きく削減できると期待されています。

ペーパーレス化のメリットは、業務効率化、紛失・消失リスクの低減、コスト削減など。
データ化により、書類検索や情報共有が容易になり、リアルタイムの在庫確認も可能になります。

また、バックアップによる情報の保護や、印刷・保管・郵送関連のコスト削減も実現できます。
一方、ITリテラシーや操作に慣れる必要があるのがデメリット。
ペーパーレス化で業務効率化を図るためにも、適切なデータ管理やセキュリティ対策、スタッフの教育などが重要となるでしょう。

キチナングループでは、物流アウトソーシングサービスを提供しています。
物流のプロがお客さまの状況をヒアリングしてニーズに対応する最適な物流アウトソーシングのご提案をいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。