運送会社と契約を結ぶ方法とは？運送会社の選び方も解説

こんにちは！西日本を中心に総合物流サービスを展開するキチナングループの末次です。   事業として継続的な出荷や配送があるなら、運送会社と契約を結んで輸送をお願いしましょう。 きちんと契約を結んで委託することは、コスト削減のほか経理や支払いの手間を抑えたり、トラブルを防いだりするメリットもあります。   今回のコラムでは、運送会社と契約を結ぶ際の手順や注意点を解説。 契約書に記載すべき内容や契約する運送会社の選び方などもあわせてご紹介します。    

運送会社と契約を結ぶ流れ

運送会社と結ぶ契約を「運送委託契約」といいます。 取引の基本的な内容を定めて、運送業務を継続的に委託します。   運送会社との運送委託契約は以下の流れで結びます。   ① 打ち合わせ 月間の出荷数や荷物の内容、大きさ、距離などの条件について、運送会社の担当者と打ち合わせをします。   ② 見積もり確認 条件に基づいて見積もりを出してもらい、内容を確認します。 見積もりは複数の運送会社から出してもらい、比較検討すると良いでしょう。   ③ 契約書作成・契約 見積もりの内容に納得がいけば、運送委託契約を結びます。 その際は契約書を作成し、契約内容について書面化しておきましょう。  

運送会社との契約では「運送委託契約書」を作成しよう

運送業の取引では、契約書を作成せずに口約束だけで取引をすることも珍しくありません。 しかし、これでは契約内容があいまいになり、あとから「言った」「言わない」というトラブルが起こる恐れもあります。 そのため、運送委託契約を結ぶ際には契約書を作成し、書面に基づいて契約を結ぶことをおすすめします。   一般的には「運送委託基本契約書」「覚書」「発注書」の3種類を作成します。 それぞれの記載内容は以下の通りです。  

運送委託基本契約書

取引を通して変更の少ない基本的な事項を記載します。 運送会社・荷主のそれぞれの遵守事項や責任の範囲、損害が発生した場合の対応などが記載されます。  

覚書

運賃や付随業務の内容、その費用など定期的に見直しが必要になる内容について、基本契約書とは別に覚書にします。 内容の見直しがあるごとに作り直します。  

発注書

積込みや荷卸しの量、日時、場所など運送の都度内容が変わるものについて記載し、発注の都度作成します。    

運送会社と契約を結ぶメリット

運送会社と運送委託契約を結んで運送を依頼するメリットは主に以下の2点です。  

コストを抑えられる

定期的に一定以上の発注量がある場合、法人契約割引などで通常よりも安い費用で依頼できることがほとんどです。 梱包材を安く提供してもらえることもあります。  

経理管理が楽になる

発注の度の支払ではなく1カ月分まとめて請求書対応となるので、経理や支払いの手間が抑えられて管理が楽になります。   以上のようなメリットがあることから、事業として継続的な出荷や配送がある場合は、運送会社と契約を結ぶことを検討してみると良いでしょう。    

契約する運送会社の選び方

契約する運送会社を選ぶ際には、以下のような点をチェックして検討しましょう。

• 運送対応可能な商品
• 対応エリア
• 営業所の所在地
• 使用車種
• 安全・品質管理能力

  依頼する商品の運送が可能なのかはもちろん、生鮮食品では温度管理や納期遵守の徹底、精密機器なら専用のエアサスペンションで輸送中の振動を抑えるなど、商品特性に合った輸送条件が確保されているかも重要です。   大切な商品の配送ですから、信頼できる運送会社に依頼したいものです。 運送会社の選び方については「信頼できる運送会社の選び方は？見積もりの注意点も紹介」でも詳しくご紹介していますので、あわせてご覧ください。   キチナングループでも貨物輸送サービスを提供しています。 食料品や雑貨などの小さなものから、金型、鋼材などの重量物まで、荷物の特性に合わせた高品質な輸送サービスを提案。   全国ネットワークを駆使して突発的な輸送も対応可能です。 また、倉庫保管サービスと貨物輸送サービスを組み合わせたワンストップの物流対応も提供しています。    

運送会社と契約を結ぶ流れとメリットを確認

運送会社と契約を結んで輸送業務を依頼すると、法人契約割引でコストを抑えられ、費用についても月1回の請求書対応となるため、管理の手間を抑えられるというメリットがあります。   運送会社と契約を結ぶには、依頼内容や条件を打ち合わせたうえで見積もりを出してもらって検討しましょう。   契約の際には「運送委託基本契約書」「覚書」「発注書」を作成し、契約内容を書面化します。 運送業界では口約束で取引をする慣行がありますが、契約書を作成しておくことで「言った」「言わない」というトラブルを防ぐことができますよ。   契約する運送会社を選ぶには、価格のほかにも対応商品や対応エリア、品質管理能力などもチェックを。 大切な商品の輸送ですから、しっかり検討して信頼のおける運送会社に依頼できると良いですね。   キチナングループでは、物流アウトソーシングサービスを提供しています。 荷物の特性と要望に合わせて物流業務の最適化を提案しますので、お悩みの際はお気軽にご相談くださいね。