出荷管理システムとは？概要や機能、効率化できる業務を解説

こんにちは！西日本を中心に総合物流サービスを展開するキチナングループの末次です。 倉庫から顧客の手元に商品を届けるまでの出荷業務は、ミスの許されない重要な仕事。 細かい仕事が多く、手間がかかる業務でもありますが、出荷管理システムを導入することで効率化が図れますよ。 そこで今回のコラムでは、出荷管理システムの概要や機能について解説します。 出荷管理システムが持つ代表的な機能や、導入することで効率化できる業務についてご紹介しますので、出荷管理業務の効率化に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

出荷管理システムとは？導入する目的

出荷管理システムとは、顧客から注文を受けた商品をミスなく出荷・納品する、そしてそこにミスがないかを管理するシステムのことです。 一般的に、出荷管理では以下のような業務が発生します。

• 出荷指示書作成・発行
• 納品書、受領書、領収書作成・発行
• ピッキング・検品・引き渡し
• 売上伝票の作成
• 取引の記帳

商品を出荷・納品する業務はもちろん、受注・出荷・納品のたびに書類を作成したり、在庫変動の度に在庫管理をしたりなど、業務範囲は広く細かく、たくさんあります。

出荷管理システム導入の目的とメリット

出荷管理システムの導入は、手間のかかる出荷管理業務の効率化が目的です。 システムの導入により一連の作業が自動化されれば、作業時間が大幅に短縮され、業務効アップ！ 在庫情報をリアルタイムで一元管理できるので、最新の情報をいつでも照会できます。 業務効率化により必要な人員が減れば、コスト削減のメリットも。 物流業界の課題でもある人材不足の解消にもつながるでしょう。 また、自動化で人の手による作業が減れば、「指示ミス」「数え間違い」「記録ミス」「商品の取り違い」といったヒューマンエラーの発生も減らせます。 出荷管理でミスがあると、顧客に迷惑をかけて信頼低下を招いてしまいます。 ミスのないスムーズなサービスを提供することで、顧客満足度を上げて企業価値を高めていくことができますよ。

出荷管理システムの代表的な機能

出荷管理システムに備わっている代表的な機能をご紹介します。

• 受注・出荷予定登録 受注後に出荷予定を登録。 在庫と受注の状況を照らし合わせて、必要な在庫数を確保する。

• 出荷指示書作成 PCやタブレットなどから出荷指示書の作成ができ、担当者がどこにいても出荷指示が出せる。

• 必要書類の作成 出荷・納品に必要な納品書・受領書・領収書などを自動で作成できる。 ポイント付与やギフト対応による金額非表示など、さまざまな形式に対応可能。

• 検品 納品書などに添付したバーコードをスキャンして検品を行う。

• 出荷状況の確認・追跡 「送り状未発行」「出荷待ち」など作業状況のリアルタイム反映や、配送の追跡番号で配送状況の追跡ができる。

• ピッキング 必要な商品の保管場所をすぐに把握できる。

• 在庫管理 在庫数、ロケーション状況などリアルタイムで反映され、タブレットなどで確認できる。

出荷管理システムで効率化できる出荷業務

出荷管理システムを導入することで、特に以下のような業務はぐっと効率化するでしょう。

• 出荷指示書の作成
• 納品書・受領書・領収書の作成
• 納品内容のチェック
• 売上伝票の作成
• 取引の作成

データの処理や、データに基づく書類作成はシステムの得意分野。 今までは担当者が確認して入力や記入していたものが、システムによってスピーディに作成できるようになります。 出荷状況や在庫状況がリアルタイムで反映されていくのでタイムラグも発生しにくく、ニューマンエラーの発生も防げます。 出荷業務の効率化については「出荷業務を効率化！起こりやすい問題や効率アップの方法をご紹介」でも詳しく解説しています。 効率化のためのフローや、事例などもご紹介していますのであわせてチェックしてみてくださいね。 キチナングループでは、物流アウトソーシングサービスを提供しています。 高いサービス品質で、物流業務をすべて、または部分的に請け負い、お客様をサポート。 物流をキチナングループにお任せいただくことで本業に注力できますよ！

出荷管理システムで業務効率化とミスの削減を目指す！

出荷管理システムとは、受注から出荷・納品までの一連の業務を効率的に、そしてミスなく管理するためのシステム。 手間のかかる出荷管理を、システムで一元管理することで効率アップ！ 自動化によりコストやヒューマンエラーを減らせるメリットもあります。 出荷管理で必要となる業務は、出荷指示書作成、必要書類の作成・発行、出荷（ピッキング、検品、引き渡し）、売上伝票などの作成、記帳など。 リアルタイムのデータ処理やそれに基づく書類作成・発行などは、出荷管理システムの導入により大幅に効率化が図れるでしょう。 在庫管理や配送状況の追跡なども可能で、顧客からの問い合わせにも適切に対応できるようになります。 出荷管理業務を自社で効率化するのが難しい場合は、物流アウトソーシングサービスの活用もぜひ検討を！ キチナングループでは、物流アウトソーシングサービスを提供しています。 商品の特性と要望に合わせて物流業務の最適化を提案しますので、お悩みの際はお気軽にご相談くださいね。