理論在庫とは？実在庫との違いや差異が生じる原因と対策を知ろう

こんにちは！西日本を中心に総合物流サービスを展開するキチナングループの岡です。

 

「理論在庫」「実在庫」は、倉庫の在庫管理を考える上で必ず登場する用語です。

適切な在庫管理を行なって業務を円滑に、そして損失なく進めるためにも知っておきたい概念。

 

今回は在庫管理における理論在庫とは何か？ について解説します。

理論在庫と実在庫の違いやそこに差異が発生する原因、差異を防ぐための対策などをご紹介します。

 

 

理論在庫とは？実在庫との違い

理論在庫とは、倉庫で商品の入荷伝票・出荷伝票といった入出庫データを元に計算された数字上の在庫数です。

「帳簿在庫」「伝票在庫」などとも呼ばれます。

例えば100個の入荷データ、50個の出荷データがあるなら、理論在庫は50個となります。

 

対して、実在庫とは棚卸などで商品を実際に数えて把握した在庫数のことです。

 

ミスのない適切な在庫管理が行われていれば、理論在庫と実在庫の数字は一致するはず。

しかし、実際には理論在庫と実在庫に差異が生じるのはよくあることで、この差異を「棚卸差異」といいます。

 

 

理論在庫と実在庫に差異が生じる原因とは？どんな影響がある？

理論在庫と実在庫に差異が起こる原因は、人為的なミスや誤差がほとんど。

 

具体的にはこんな原因が考えられます。

• 棚卸でのカウントミス
• 入出荷時の伝票誤差
• 各工程での数量確認ミス
• 数量確認ミス
• データの入力ミス
• 入出荷の動きとデータ処理のタイムラグ
• 返品時の記帳ミス
• 紛失や盗難

 

棚卸時の数え間違えや、データの管理ミス、伝票の誤差に気付かないといったケースがほとんど。

そのほか、倉庫内での紛失や盗難、在庫の増減がデータに反映されるまでのタイムラグなどで、差異が発生することもあります。

 

理論在庫と実在庫の差異が与える影響

棚卸差異が多いということは、過剰在庫や欠品が多く発生していることになります。

 

過剰在庫は余計なコストがかかりキャッシュフローや資金繰りを悪くしますし、欠品があれば必要な商品を納品できないので、売上にならず顧客からの信頼も失ってしまいます。

また、棚卸差異が多い原因の解明や改善に労力がかかり、本来の業務への効率にも影響してしまうでしょう。

 

このようなことが積み重なることで、業務効率が悪くなり、売上や利益にも悪影響をおよぼします。

 

 

理論在庫と実在庫の差異を小さくする方法

人が作業をしている限りヒューマンエラーを完全にゼロにすることは難しいため、理論在庫と実在庫の差異の発生はあり得ることです。

一般的には5％程度の際は許容範囲とされており、2%以下に抑えることが理想的といわれています。

 

理論在庫と実在庫の差異を小さくするには、まずは棚卸を徹底して実数を正確に把握することが重要です。

ただし、たくさんの商品を扱っている倉庫で、定期的な全数棚卸を完璧に実施するのは手間のかかることでもあります。

棚卸の手間の削減、カウントミスの防止には、在庫管理システムの導入なども効果的ですよ。

 

在庫管理のルールがあいまいだったり徹底されていなかったりすると、在庫管理の状況が正確にデータに反映されにくくなり、差異が発生しやすくなってしまいます。

在庫管理のルールを標準化し、共有・実施を徹底するのも棚卸差異を防ぐ方法の一つです。

 

管理する商品量が多い倉庫での在庫管理は大変なもの。

「倉庫の在庫管理を効率化！基本の方法や改善のコツをわかりやすく解説」では、在庫管理の効率化のコツをご紹介していますので、ぜひご覧くださいね。

 

自社での在庫管理が難しいという場合は、物流のプロに倉庫保管業務をアウトソーシングするという方法もぜひ検討を。

 

キチナングループの倉庫保管サービスは、全国のさまざまなお客様のニーズに対応可能な施設、設備を保有し、定温から危険物まで幅広い荷物の保管が可能です。

荷物を預かるだけではなく、入庫から流通加工、検品、配送、輸送まで一貫した保管サービスを提供しています。

物流のプロに倉庫作業を任せることで、本業に注力できますよ！

 

 

理論在庫とは帳簿上の在庫数！実在庫との差異に注意

理論在庫とは、入出庫データや伝票を元に計算された、帳簿上・データ上の在庫数のこと。

それに対して、実在庫は実際に倉庫で商品を数えて把握した在庫数です。

適切な在庫管理を行なっていれば、理論在庫と実在庫の数は一致するはずですが、実際にはそこに差異が発生することも珍しくはありません。

 

理論在庫と実在庫の差異は「棚卸差異」と呼ばれ、その原因はカウントミスやデータ入力ミス、数量の把握ミスなど人為的なミスや誤差がほとんど。

 

ある程度の差異は許容されます。

しかし、差異があまりにも大きくなると過剰在庫の管理・処理コストの増加、欠品による売上減少、顧客満足度や信頼の低下、原因究明や改善の労力などが発生します。

このようなことが積み重なると、本来業務の効率が悪くなり、売上や利益にも悪影響を与えることも。

 

理論在庫と実在庫の差異をできるだけ小さくするには、正確な在庫管理が重要！

棚卸を徹底して実在庫を正確に把握する、在庫管理のルールを標準化してデータ管理を正確にするといった対策が必要です。

 

しかし、商品数が多い倉庫では棚卸や在庫管理には大きな労力がかかるもの。

在庫管理に自社で労力やコストをかけるのが難しいという場合は、物流のプロへのアウトソーシングも方法の一つですよ。

 

キチナングループでは、物流アウトソーシングサービスを提供しています。

商品の特性と要望に合わせて物流業務の最適化を提案しますので、お悩みの際はお気軽にご相談くださいね。